Olá, Recrutador(a)! 😎
Com o intuito de otimizar a sua gestão de candidatos, a Recrutei disponibiliza templates de mensagens para enviar tanto via WhatsApp como via E-mail, para disparos em ações em massa e também de forma automática nas vagas, de acordo com a evolução do seu processo seletivo. Assim, fica cada vez mais prático gerenciar um grande número de candidaturas.
Quer saber mais sobre como você pode utilizar essa função?
Então, se liga nesse artigo tutorial que preparamos especialmente para você!
Sumário
Sumário
📌Objetivo
O processo de recrutamento é uma tarefa desafiadora que envolve muitos contatos com candidatos e a necessidade de manter uma comunicação eficiente com os membros da equipe. Neste artigo, vamos explorar como a ferramenta pode ser usada nesse âmbito e quais gaps você pode solucionar com ela.
A função de templates de mensagem pode ajudar os gestores a otimizar esse processo e resolver alguns dos principais problemas, que incluem:
Falta de comunicação eficiente com os candidatos e membros da equipe de recrutamento;
Perda de tempo e esforço na criação de mensagens personalizadas para cada candidato;
Falta de organização sobre as mensagens enviadas aos candidatos;
Dificuldade em manter uma comunicação consistente e uniforme com todos os candidatos.
A função de templates de mensagem da Recrutei permite aos gestores criar mensagens personalizadas e uniformes para cada etapa do processo de recrutamento. Isso pode resolver alguns dos problemas mencionados anteriormente, como:
Comunicação eficiente: ao criar templates de mensagem, os gestores podem garantir que a comunicação com os candidatos e membros da equipe de recrutamento seja consistente e uniforme, o que pode ajudar a manter todos informados e engajados no processo de recrutamento;
Economia de tempo e esforço: ao criar templates de mensagem personalizados, os gestores podem economizar tempo e esforço na criação de mensagens para cada candidato, o que pode ajudar a otimizar o processo de recrutamento;
Organização e controle: ao utilizar templates de mensagem, os gestores podem manter um controle maior sobre as mensagens e garantir que elas estejam atualizadas;
Comunicação consistente: ao utilizar templates de mensagem personalizados, os gestores podem manter uma comunicação consistente com todos os candidatos, o que pode ajudar a criar uma imagem profissional e coesa da empresa.
🖥️ Como criar um template de Mensagem?
Para realizar a criação de um formulário de habilidades você deve ir em Configurações > Fluxo de Trabalho > Templates de Mensagens.
Para criar um novo formulário de habilidades, basta clicar no botão "Criar Template de E-mail":
Assim que isso for feito, a janela para colocar o Nome do template e vincular o tipo do mesmo será aberta.
Ao selecionar o "Tipo do Template", você determinará entre as 4 opções dispostas:
Processo seletivo: Este tipo de template serve para enviar mensagens para candidatos que estão em um processo seletivo.
Base de Talentos: Este tipo de template serve para enviar mensagens para candidatos da sua base de talentos e que não estão em processo seletivo.
Encerramento de Vagas: Este tipo de template serve para enviar mensagens de encerramento de vaga aos candidatos.
Contratação: Este tipo de template serve para comunicar aos candidatos que foram aprovados e contratados na vaga.
Agendamento de reunião: Este tipo de template serve para enviar mensagem de convite de uma reunião ou entrevista com o candidato
Basta digitar na caixa de texto e depois clicar em "Criar Template" para prosseguir:
Ao criar o template, será aberto o campo de edição do conteúdo da mensagem:
O título pode ser editado a qualquer momento, basta clicar em cima da frase digitada para modificar e depois confirmar:
O campo central da tela abriga a caixa de edição, ou seja, o espaço de digitação do seu template. Nesse local, você pode formatar a mensagem com edições padrões de cor, fonte e tópicos já conhecidas em ambientes de edição como o Word. Além disso, é possível escolher botões de automação de informações, basta clicar em uma das opções para deixar os dados sincronizados no disparo do e-mail, como: URL da vaga, Nome da vaga, ID da vaga, Nome do Talento ou Nome e Sobrenome do Talento, E-mail do Talento, Nome da Empresa, Motivo de Reprovação, Data da Candidatura e Fase do Processo Seletivo e muito mais.
⚠️ Atenção!
É importante destacar que não é permitido o uso de emojis copiados de fora da plataforma (como os colados de WhatsApp, teclado do celular ou outros sites). Esses símbolos externos podem interferir na formatação do template e até apagar a linha em que foram inseridos e como não é possível prever quais funcionarão corretamente, o uso deles deve ser evitado por completo.
✅ O que você pode usar tranquilamente:
Os emojis nativos da própria plataforma, disponíveis no editor de mensagens;
Os GIFs e demais recursos e configurações oferecidos pela ferramenta.
Ou seja: tudo o que estiver disponível dentro da plataforma é seguro e mantém o template funcionando perfeitamente. 💙
Já no campo direito da tela, você verá o modelo de visualização pronto e só precisará adicionar um "Assunto" ao seu template, após isso basta clicar em "Salvar template de mensagem" para o seu acesso aparecer listado juntamente com todos os seus templates já criados:
E mail de resposta padrão em templates
É possível também, definir um "E mail de resposta" fixo para cada template. Quando esse template é usado (na reprovação, em envio em massa ou pelo perfil do candidato), o campo já vem preenchido automaticamente, podendo ser alterado no momento do envio. O remetente do e mail continua sendo a Recrutei, o que muda é para onde vai a resposta do candidato.
Anexos nos templates de e mail
Ainda é possível anexar arquivos diretamente nos templates de e mail da plataforma, sem depender de links externos como o Google Drive. É útil, por exemplo, para enviar um guia do colaborador junto com o e mail de boas vindas e etc:
Em cada template, há o card Anexos, onde você pode incluir até 5 arquivos de até 50 MB cada.
Formatos suportados: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG
Todo e mail que utiliza o template leva os arquivos, seja enviado pelo perfil do candidato, em massa, na mensagem de Boas Vindas, na reprovação, no encerramento de vaga ou por automações.
Como o candidato recebe
Arquivos de até 10 MB somados seguem anexados ao próprio e mail.
Se o total passar de 10 MB, os arquivos aparecem como um botão Baixar, que o candidato acessa sem precisar fazer login.
📬Aparência do template: formato da mensagem
Ao criar ou editar um template de mensagem, a seção Aparência permite escolher o formato da mensagem. São duas opções: Texto simples - Serve para e-mail e WhatsApp e E mail com layout.
Texto simples - Serve para e-mail e WhatsApp
É o formato de hoje: texto com negrito, links e variáveis.
Vale para e mail e WhatsApp.
No e mail, a mensagem sai como texto puro, do jeito que você escreveu: sem logo, sem cores e sem cartão.
No WhatsApp, vai o mesmo texto.
📧E mails com a cara da sua empresa
Até hoje, o e mail dos templates chegava ao candidato como texto puro, sem logo, sem cor e sem nada da marca. Agora é possível montar o e mail com a identidade da sua empresa.
O que você pode fazer
Montar o e mail com a sua marca: logo, cores e foto do time, em 7 temas;
Organizar o conteúdo em blocos: título, texto, botão, imagem, card da vaga e anexos, e arrastar os blocos para mudar a ordem;
Conferir a prévia: ver como o e mail fica no celular e com dados de exemplo;
Revisar na hora de enviar: a prévia completa também aparece no envio, inclusive na ação em massa do Kanban;
Seguir com texto simples: o formato de sempre continua disponível e vale para e mail e WhatsApp Web.
Disponibilidade
O recurso está disponível para quem usa Templates de Mensagens. Alguns itens são exclusivos do plano ULTRA:
Temas: Executivo, Editorial, Acolhedor e Comunicado;
Blocos: Etapas do processo, Card da vaga e Depoimento.
2. E mail com layout
Permite montar a mensagem com blocos, tema, cores, imagem no topo e botões.
Fica só no e mail.
Onde este template aparece
A lista de onde o template pode ser usado depende do formato escolhido:
Enviar e mail, no perfil do candidato e no envio em massa;
Aba WhatsApp, no perfil do candidato.
Como o formato “E mail com layout” fica só no e mail, esse template não é oferecido na aba WhatsApp. Essa conclusão vem do texto que você enviou. Se na tela o comportamento for outro, me avise que eu ajusto.
Blocos do e mail
No editor, o painel Blocos do e mail mostra a estrutura da mensagem, na mesma ordem em que o candidato vai ver. Para mudar a ordem, arraste um bloco pela alça, aqui ou na própria prévia. Para editar, clique no bloco.
Blocos fixos
Cabeçalho: mostra o logo da empresa na cor principal. É fixo e fica sempre no topo;
Rodapé: traz o nome da empresa e o motivo do envio. É fixo e fica sempre no final.
Tipos de bloco de conteúdo
Além dos blocos do primeiro exemplo, o editor também oferece Título, Informação chave, Lista e Aviso. Você pode combiná-los na ordem que preferir, arrastando pela alça, aqui ou na prévia.
Veja como os blocos ficam organizados no painel Blocos do e mail:
Cabeçalho (fixo): logo da empresa na cor principal;
Título: “Próximos passos do seu processo”;
Texto: a mensagem principal, que começa com “Olá, {{Nome do Talento}}! Para seguirmos com a v…” e preenche o nome do candidato automaticamente;
Informação chave: destaca um dado importante, como “Prazo: Até dd/mm, às 18h”;
Lista: reúne itens em tópicos, no exemplo, 3 itens;
Aviso: uma observação no fim da mensagem, como “Ficou com alguma dúvida? É só responder este e mail…”;
Rodapé (fixo): nome da empresa e motivo do envio.
Sendo possível: Enviar teste para o seu e-mail de usuário, cancelar template ou salvar.
Depois de criado, você ainda consegue: visualizar o mesmo, duplicar, editar ou excluir o template criado.
🎯Como posso utilizar meus templates salvos dentro das vagas?
Para utilizar os seus e-mails padronizados de Processo Seletivo, existem algumas opções: automatizados nas etapas de uma vaga, por ações em massa ou de forma individual para cada candidato dentro do card/perfil do mesmo.
1) Para saber como usar de forma automática nas vagas, basta clicar aqui que temos um artigo tutorial específico para essa função.
2) Para saber como usar por ações em massa, também temos um artigo tutorial detalhando o envio de e-mails e outras funções realizadas ao mesmo tempo com mais de um candidato, basta clicar aqui.
3) Ainda enviar de forma individual aos candidatos:
Via e-mail:
Saiba mais:
Via WhatsApp:
Saiba mais:
📑Como posso utilizar meus templates salvos dentro da Minha Base de Talentos?
Para utilizar os seus e-mails padronizados de Base de Talentos, você pode enviar de forma individual para cada candidato dentro do card/perfil do mesmo, disponíveis na versão via e-mail ou via WhatsApp.
📩Como posso utilizar meus templates salvos de Encerramento de Vagas?
Para utilizar os seus e-mails padronizados de Encerramentos de vagas, você pode utilizar a opção dentro do processo de Finalização da vaga:
Selecionando um já criado no modo Encerramento de Vagas:
Saiba mais:
🗓️Como posso utilizar meus templates de Agendamento de reunião
Para utilizar os seus e-mails padronizados de Agendar reunião, você pode utilizar a opção dentro do card/perfil do candidato, Agendar reunião e utilizar o mesmo:
Saiba mais:
📢Ainda possui alguma dúvida sobre os tópicos acima? Chama o suporte que a gente resolve! Basta acionar a caixa de mensagem, localizada no canto inferior direito da tela, que estaremos à postos para ajudar você! 💬
Espero que o artigo tenha ajudado, até a próxima!
Bom recrutamento! 💙
